Отказное письмо – это документ, который выдает аккредитованный сертификационный орган и является разъяснением того, что продукция не содержится в перечне товаров, которые подлежат обязательному подтверждению соответствия его качества путем получения сертификата соответствия, или относится к той продукции, соответствие которой установленным стандартам не может быть подтверждено соответствующей декларацией.

 

Необходимость письма-разъяснения возникает в случаях, когда продукция обладает специфическими характеристиками или ее затруднительно классифицировать и отнести к определенному стандарту.

Отказное письмо для торговли необходимо для предоставления в организации торговли и является подтверждением того, что указанная продукция не подлежит сертификации или декларированию на территории Республики Беларусь.

Что касается отказного письма для таможни, то получение данного документа вытекает из следующего: компании могут столкнуться с проблемой определения кодов ОКП или ТН ВЭД. Зачастую номенклатура товаров по одной системе не совпадает с номенклатурой по другой, что может вызвать сложности. Таможенные программы могут выдать информацию о том, что продукция подлежит сертификации в зоне таможенного союза (РБ, РФ, Казахстан). Возникает необходимость подтвердить или опровергнуть данную информацию. Отказное письмо с пометкой «для таможенных органов» поможет выйти из этой ситуации максимально быстро и эффективно.

Необходимо отметить, что отказное письмо имеет ограниченный срок действия (обычно 1 год). Это связано с тем, что номенклатура товаров, подлежащих сертификации, дополняется и изменяется каждый год. Возможна ситуация, когда нужно проходить обязательную сертификацию на продукцию, которая ранее не входила в перечень. По истечении срока действия письма нужно получать новое.

Отказные письма имеют высокую степень защиты, т.к. зачастую получают документы с голографической наклейкой.

Письма оформляют на листах А4, заверяя печатью сертифицирующего органа по выдаче документа. В качестве Держателя может  выступать одно юридическое лицо. В составе отказного письма могут содержаться наименования продукции в неограниченном количестве.